先日、会長になって初めての大役、PTA総会が行われました。
その時の様子と感想について書きますね。
PTA総会とは
イッサンがPTA会長を務める小学校では、毎年、4月の参観日の後にPTA総会が行われます。
そもそもPTA総会とは何か。
イッサンもPTA会長をやるまではよく分かっていませんでした(^^;
PTA総会とは、PTA役員会で決めた要項を、会員である保護者の皆さんに発表し、了承を得る為の会なのです。
そこでは、一年間の学校行事やPTAの行事、事業報告に会計予算案、他にも、規約の変更について説明をします。
その場で異議があれば、その内容について再度PTA役員会を開き、話し合いをして決め直すと言う流れ。
それがPTA総会なのです。
形式
コロナ禍ですので、保護者全員を体育館などに集めることが出来ないので、ここ2年間は、各教室にノートパソコンを持ち込み、テレビ画面と繋ぎ、オンライン会議の形式で行われています。
PTA総会で発表するのは、前PTA会長、会計、教頭先生、現PTA会長の4人で、その4人は校長室でノートパソコンのカメラに向かってしゃべります。
事業計画や予算案を説明した際、異議がある方はいないか皆さんに確認するのですが、異議があれば、各教室に居らっしゃる先生方がノートパソコンを操作してマイクを繋げ、皆さんに向けて発表して頂くと言う形です。
毎年のことですが、PTA総会で異議を唱える方は一人もいらっしゃいませんので、だいたい予定通りの時間に終わり、PTA役員会で決まった内容が可決され、一年間の予定が決まります。
緊張
大勢の方を前にして話すわけではないので、それほど緊張もせず話せると思っていました。
現に参観日中も、校長室でスタンバイしている時も殆ど緊張していませんでした。
しかし、いざノートパソコンの前に座り、画面に映し出されている各教室の様子を見た瞬間、一気に緊張してしまい、「やばっ！」と思ったのもつかの間、イッサンが発表する順番が来たのです。
失敗談①
最初に役員全員の方のお名前を読み上げるのですが、2人目くらいで早速名前を読み間違えてしまったのです(>_<)
皆さんのお名前に全部ふりがなを振っていたにも関わらず！(笑)
隣に居らっしゃった教頭先生に合いの手を入れてもらい訂正。
その際、「失礼いたしました」と一言付け加えれば良かったのですが、そんな余裕はイッサンにはありませんでした(^^;
そこで「しまった～(>_<)」と思ったのがいけなかったのか、次の方の名前も読み間違え(^^;
そこからは、「あ、もう2回も間違ったし、いっか～」くらいの気持ちになり、それ以降はお名前を間違えることはありませんでした。
人の名前を読み間違えるなんて、読み間違えられた方は少し嫌な思いをされたかも知れませんね。
この場を借りて陳謝いたしますm(__)m
失敗談②
リサイクル事業である、資源回収の日程について、毎年夏に行われていた資源回収を、秋にしてはどうかと言う意見が出たため、その意見を取り入れて秋に実施すると言うことを説明する場面で問題は起きました。
カンニングペーパーにはその事を途中までしか書いておらず、それ以降お話しする内容が頭から飛んでしまい、一瞬間が開いてしまいました(^^;
何とかごまかせたのですが、人前で話そうと思っていたことが急に頭から飛ぶという、とても恐ろしい経験でした・・・。
頭が真っ白になる瞬間が分かったくらい(^^;
それでも何とかごまかせたので良かったですが、あそこで言葉が出なかったらと思うと・・・今でもヒヤッとします。
会長の挨拶
PTA総会では、PTA会長は、就任の挨拶と閉会の挨拶、2回挨拶をすることになっています。
その挨拶文は、就任の挨拶だけ教頭先生がざっくり書いて下さっていたのですが、それをそのまま読むよりも、イッサンの言葉で皆さんに伝えたいと思い、自分で考えた内容で挨拶をしました。
その挨拶文を載せたいと思います。
就任の挨拶
この度、会長となりました イッサン と申します。
昨年度も、コロナ禍の中で 多くの行事が 中止や縮小になりました。
残念ではありましたが、これを機に、PTA活動で、子供たちに影響のない活動を中心に見直しを行い、
PTAの負担軽減を行う事で、みなさんが参加しやすいものにしていけたらと思います。
みなさん、ご協力を宜しくお願い致します
閉会の挨拶
本日は お忙しいなか、皆さまお集まりくださり誠にありがとうございます。
初めてのことで、不慣れな点もございましたが、無事にPTA総会を閉会することが出来ました。
今年一年、PTAの文字通り、子供たちの為に、我々保護者と先生方が連携し、
子供たちが健やかに成長するようにサポートできる活動を行えたらと思います。
子供たちの為になることなら、どんな些細なことでも構いませんので、お気軽にご相談ください。
最後になりますが、PTA総会にあたり、協力して下さった保護者の皆様、役員の方々、
並びに教頭先生をはじめ諸先生方に心より感謝申し上げます。
以上を持ちまして、閉会の挨拶とさせて頂きます。ありがとうございました。
このような内容の挨拶にしました。
最初にグーグル先生に教えてもらい、それをベースにイッサンの気持ちや言葉を入れて作成。
PTA総会の前の打ち合わせで、教頭先生にも確認して頂き、少し修正を加えてこの挨拶文が完成したのです。
この挨拶文は、当日自宅で何度か声に出して読み上げて練習していたので、間違えることなくスムーズ読むことが出来ました。
練習した甲斐があったな(^^)
進行役や挨拶を上手くするコツ
PTA総会終了後、各教室で学年懇談が行われ、その際、お会いした保護者の方から、凄く褒められました(^^)
「とても慣れていらっしゃいますね(^^)」とか「上手に進行で来ていましたよ(^^)」など、様々な誉め言葉を頂き、「緊張してまでやった甲斐があった！(T_T)」と心の中でガッツポーズ！(笑)
先程も書きましたが、何度か失敗しながらも、上手く進行や挨拶が出来たのには理由があるのです。
それを皆さんお伝えしますね。
- 入念な打ち合わせ
- 打ち合わせの内容を文字に起こす
- 声に出して練習する
- 時間を測ってみる
この4つを行った結果、皆さんに褒めて頂けるような進行や挨拶が出来たのです。
先ずは入念な打ち合わせですが、これは、一緒に司会を進める教頭先生と、細かな打ち合わせを行いました。
例えば一年間の行事予定をどれどれ読むのか？とか、事業計画案はどれを重点的に説明するのか？とか、説明内容はこれで良いか？など。
PTA役員会の打ち合わせに約2時間、PTA総会までの打ち合わせに約1時間使い、入念に打ち合わせをしました。
次に打ち合わせの内容を文字に起こすですが、読んで字のごとくです。
文字に書き起こすと頭に入りますし、書いた内容を読み上げる様にすれば、当日失敗することはありません。
そして声に出して練習するですが、これもとても重要です。
黙読ではなく、声に出して読み上げることで、読みにくい箇所を気付けたり、おかしな文章を見つけることが出来ます。
人前での発表には欠かせない作業の一つです。
最後に時間を測ってみるですが、あらかじめ自分が話す内容がどれくらい時間が掛かるのか把握できていれば、当日、時間がおしていれば、「ここは省略しよう」とか、「ここの説明は省こう」と言う具合に考えることが出来るからです。
せめて、「自分の挨拶の時間がどれくらいなのか」と言うことくらいは把握しておきたいですね。
〆
無事にPTA総会を終え、ホッと一安心しているイッサンです。
次のPTA役員会は6月。
少し時間が空きますのでのんびりできますね(^^)
ひとまずPTA総会を終えての報告でした。
皆さんの参考になれば幸いです。
本日はこの辺で。
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